文書作成・コミュニケーション業務の一問一答

生成AIでビジネスメールの下書きを作るときの使い方として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①丁寧な文面にするため、取引の金額や担当者の連絡先なども、すべて入力して作らせる。
• ②相手・目的・要点・トーンを指示して下書きを作らせ、内容を確認・修正してから送る。
• ③生成AIの文面は敬語が整っているので、日付と金額だけを確かめて、そのまま送る。
• ④相手や目的は伝えずに「メールを書いて」とだけ指示して、AIに状況を推測させる。

生成AIで文章を要約させるときの工夫として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①元の文章に書かれていない背景の知識も、AIに補わせて要約の中に加えるようにする。
• ②要約の質を上げるため、Temperatureを高めに設定して、表現の幅を広げて出力させる。
• ③読む人や目的、分量を指定し、要約の内容が元の文章と食い違っていないかを確認する。
• ④要約は短くすることが目的なので、読む人や用途は伝えずに、文字数だけを指定する。

生成AIで会議の議事録を作成するときの考え方として、適切でないものを1つ選びなさい。

• ①録音や文字起こしをする場合は、事前に出席者へ伝えておくようにする。
• ②文字起こしの結果は、聞き違いや発言者の取り違えがないかを確かめてから使う。
• ③決定事項や数値、期限などの重要な部分は、配布する前に必ず出席者が確認する。
• ④文字起こしでは、専門用語や固有名詞は、特に誤りが起きにくい部分である。

生成AIで外国語への翻訳を行うときの使い方として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①専門用語や固有名詞の訳し方を指定し、契約など重要な文書は専門家の確認を受ける。
• ②生成AIの翻訳は文脈を踏まえるので、専門用語の訳し方まで指定しておく必要はない。
• ③訳文を元の言語に訳し直して意味が通れば、契約書でも専門家の確認までは要らない。
• ④無料の翻訳サービスは入力を学習に使わないので、機密を含む文章も入力してよい。

生成AIで文章の校正・添削をさせるときの使い方として、適切でないものを1つ選びなさい。

• ①「敬語の誤りを中心に」のように、見てほしい観点を指定して依頼する。
• ②誤字や脱字、分かりにくい表現などをAIに指摘させて、見直しに役立てる。
• ③固有名詞や専門用語も、AIの修正案どおりに表記をそろえるのが確実である。
• ④修正案を参考にしながらも、最終的にどう直すかは自分自身で判断して決める。

同じ内容の文章を、読む相手に合わせて書き分けるときの指示として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①「専門用語を使わず、小学生にも分かるように、例え話を交えて説明して」と相手を指定する。
• ②「内容を正確に保つため、専門用語は言い換えずに、すべてそのまま使って説明して」と指定する。
• ③「誰が読んでも分かるように、できるだけ長く詳しく、すべてを説明して」とだけ指定する。
• ④「前回とは違う文章になるよう、毎回言い回しを変えて書き直して」とだけ指定する。

生成AIでプレゼンテーションのスライドを作成するときの使い方として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①他社の資料の図表も、AIに描き直させれば、出典を示さずに自社の資料に使ってよい。
• ②構成案や各スライドの要点の下書きを作らせ、数値や出典、権利を確認してから仕上げる。
• ③AIが参照元のURLを示した数値なら、元のデータと照らし合わせずにそのまま載せる。
• ④話す原稿もAIに作らせ、発表者は内容を理解していなくても読み上げれば十分である。

会議の録音から議事録の「要点抽出」を行うときの指示として、最も適切なものを1つ選びなさい。

• ①「発言した順番のまま、出席者全員の発言をすべて文字に書き起こして」と指定する。
• ②「会議の雰囲気が伝わるように、全員の発言を一語一句そのまま並べて」とだけ指定する。
• ③「会議の内容を、できるだけ短く1文にまとめて要約して」とだけ指定する。
• ④「決定事項・未決事項・次の行動（担当と期限）に分けて抜き出して」と指定する。

生成AIを文書作成に活用するうえで、適切でないものを1つ選びなさい。

• ①社内で承認済みの生成AIで作った文章なら、社外向けの文書でも事実の確認は省ける。
• ②ビジネス文書のテンプレートの下書きを作らせ、自社の書式に合わせて直して使う。
• ③長い報告書を、経営層向けに結論を先にした短い要約へ書き直させて内容を確認する。
• ④箇条書きのメモを、読みやすい文章の形に整えさせてから、内容を確かめて使っていく。

文書作成・コミュニケーション業務での生成AIの活用に関する次の記述a〜dのうち、適切なものの組合せを1つ選びなさい。
a．生成AIの翻訳は文脈を踏まえるので、専門用語の訳し方を指定する必要はない。
b．要約では、重要な条件の抜け落ちがないか元の文章と見比べるとよい。
c．校正を依頼すれば、誤字だけでなく数値や日付などの事実の誤りも確実に見つかる。
d．議事録の決定事項や期限は、出席者が確認してから共有するとよい。

• ①a・b
• ②b・d
• ③a・c
• ④c・d